Política de Privacidad

1Información que recopilamos

Recopilamos y procesamos la siguiente información para prestar y mejorar nuestros servicios:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), número de teléfono y los datos de tu residencia o unidad (tipo y número de residencia/apartamento).
• Datos de los módulos y dispositivos: información de los módulos de control vinculados (identificadores, firmware, relés y sensores, estado de conexión).
• Registros de actividad y acceso: historial de aperturas y comandos enviados (qué acceso, fecha y hora), pases de invitado y reportes de uso.
• Datos de ubicación (GPS): tu ubicación geográfica precisa cuando usas Llegada Inteligente (apertura automática al llegar a tu acceso mediante geocercas) y Presencia Verificada (validar que estás dentro de la zona del acceso al accionarlo). En iOS, si activas Llegada Inteligente, se usa la ubicación en segundo plano ("Siempre") para detectar tu llegada incluso con la app cerrada. Esta función es opcional: la activas tú, el cálculo de entrada a la zona lo realiza tu propio teléfono y solo se transmiten las coordenadas necesarias para accionar el acceso. También conservamos una bitácora de coordenadas asociada a cada pulsación de botón (latitud/longitud, precisión, si estabas dentro o fuera de la zona y la hora) para afinar las geocercas y auditar el uso.
• Comprobantes y datos de pago: cuando registras un pago, la foto del comprobante que subes y los datos de la transacción (monto, fecha y método indicado). El cobro se realiza fuera de la app (transferencia, pago móvil o USDT según tu plan); no almacenamos números de tarjeta ni credenciales bancarias.
• Verificación de identidad de invitados (opcional): si el administrador de tu módulo activa "pedir cédula" en los pases, el invitado sube una foto de su documento de identidad; extraemos automáticamente su nombre y número de documento (OCR) para el registro de visitantes. La foto se guarda de forma segura y el número se almacena cifrado; estos datos solo son visibles para los administradores del módulo y se usan para el control de acceso y para atender incidentes de seguridad.
• Contenido del Kit de Junta: si tu comunidad usa estas herramientas, guardamos los documentos y actas que el administrador publica, las reservas de áreas comunes (área, fecha y nota), las votaciones/encuestas y sus votos, y el estado de cuenta del condominio (al día/moroso y notas), visibles según tu rol en el módulo.
• Notificaciones push: guardamos un identificador (token) del servicio de mensajería de tu dispositivo (Firebase/APNs) para enviarte notificaciones operativas (avisos, votaciones, alertas de pánico, aprobaciones). Puedes desactivarlas desde los ajustes del sistema.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y datos de diagnóstico básicos para seguridad y soporte.

No vendemos tu ubicación ni la usamos para publicidad o rastreo de terceros: se utiliza exclusivamente para las funciones de control de acceso descritas arriba, y puedes revocar el permiso en cualquier momento desde los ajustes del sistema. En Android, el permiso de Wi-Fi se utiliza únicamente para detectar el módulo durante la instalación y está marcado como "no usado para ubicación".

2Cómo usamos la información

• Operar el control de acceso y la automatización (abrir accesos, controlar relés, mostrar estado).
• Seguridad y auditoría: registrar quién accede y cuándo, y prevenir el uso indebido de la cuenta.
• Gestionar pases de invitado, pagos y reportes para residentes y administradores.
• Brindar soporte técnico y responder tus consultas.
• Enviarte comunicaciones operativas (códigos de verificación, avisos del servicio).

3Bases legales

Procesamos tus datos sobre la base de: tu consentimiento, la ejecución del contrato de servicio, el cumplimiento de obligaciones legales y nuestros intereses legítimos (seguridad del acceso), siempre que no prevalezcan tus derechos.

4Compartir información con terceros

No vendemos tu información personal. Solo la compartimos en estos casos:

• Administradores de tu residencia o edificio: pueden ver los registros de acceso y la información necesaria para gestionar la seguridad de la comunidad.
• Proveedores de servicio (alojamiento e infraestructura) que nos asisten en la operación, bajo obligaciones de confidencialidad.
• Cuando sea necesario para cumplir la ley o responder a solicitudes legales válidas.
• En caso de fusión, adquisición o venta de activos, donde la información pueda transferirse como parte del acuerdo.

5Red local y permisos del dispositivo

Para funcionar cuando no hay internet y durante la instalación, la app puede comunicarse directamente con tu módulo a través de la red Wi-Fi local y, durante el aprovisionamiento, ayudarte a conectarte temporalmente a la red Wi-Fi que emite el módulo.

• Red local: se usa únicamente para alcanzar tu propio módulo en la misma red. No escaneamos ni recopilamos información de otros dispositivos de tu red.
• Configuración de Wi-Fi/Hotspot: se usa solo para el paso de instalación del módulo, con tu propio equipo.
• Cámara y fotos: se usan cuando eliges adjuntar la foto de un comprobante de pago, la foto del documento de un invitado (si el módulo pide cédula) o una foto en el libro de visitantes.

6Transferencias internacionales de datos

Tus datos pueden almacenarse en servidores ubicados fuera de tu país de residencia. Aplicamos medidas de seguridad adecuadas y garantizamos niveles de protección conformes a las leyes aplicables.

7Seguridad de los datos

Adoptamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger tus datos contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración y la destrucción. Esto incluye cifrado en tránsito, contraseñas cifradas, control de accesos por roles y auditorías periódicas.

8Retención de datos

Conservamos tus datos personales solo durante el tiempo necesario para los fines descritos, salvo que la ley exija o permita un período mayor (por ejemplo, registros de acceso y pagos conservados de forma anonimizada por motivos de seguridad y obligaciones legales).

9Tus derechos y eliminación de cuenta

Tienes derecho a acceso, rectificación, supresión, restricción, portabilidad y oposición respecto a tus datos personales.

Eliminar tu cuenta

Puedes eliminar tu cuenta directamente desde la aplicación en Ajustes → Eliminar mi cuenta. Por seguridad, te pediremos el motivo y confirmaremos la acción con un código enviado a tu correo. Al confirmarla, se eliminan tus datos personales (nombre, correo, teléfono, residencia, foto de perfil) y la cuenta queda deshabilitada y sin acceso a los módulos. Ciertos registros operativos (registros de acceso y pagos) pueden conservarse de forma anonimizada por motivos legítimos de seguridad y para cumplir obligaciones legales.

Si no puedes acceder a la aplicación, también puedes eliminar tu cuenta desde la web, sin necesidad de la app, en homecontrolservice.com/eliminar_cuenta: ingresas tu correo y te enviamos un enlace de confirmación. O escríbenos a new.spaceelectronic@gmail.com y procesaremos la solicitud en un plazo razonable.

10Publicidad y rastreo

11Cookies

En nuestro sitio web usamos cookies y tecnologías similares para mantener tu sesión y recordar tus preferencias. Puedes gestionarlas desde la configuración de tu navegador. La aplicación móvil usa un identificador de sesión equivalente para mantenerte conectado de forma segura.

12Privacidad de los menores

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 16 años y no recopilamos intencionadamente su información. Si detectamos datos de un menor sin el consentimiento de los padres, los eliminaremos.

13Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad. Publicaremos los cambios en esta página y, cuando corresponda, te avisaremos en la app o por correo. Te recomendamos revisarla periódicamente.

1Information we collect

We collect and process the following information to provide and improve our services:

• Account data: name, email address, password (stored encrypted), phone number, and your residence/unit details (residence/apartment type and number).
• Module and device data: information about the linked control modules (identifiers, firmware, relays and sensors, connection status).
• Activity and access logs: history of openings and commands sent (which access, date and time), guest passes, and usage reports.
• Location data (GPS): your precise geographic location when you use Smart Arrival (automatic opening when you reach your access via geofences) and Verified Presence (validating that you are inside the access zone when you operate it). On iOS, if you enable Smart Arrival, background ("Always") location is used to detect your arrival even when the app is closed. This feature is optional: you turn it on, the zone-entry calculation is performed on your own phone, and only the coordinates needed to operate the access are transmitted. We also keep a coordinate log associated with each button press (latitude/longitude, accuracy, whether you were inside or outside the zone, and the time) to fine-tune geofences and audit usage.
• Payment receipts and data: when you record a payment, the receipt photo you upload and the transaction data (amount, date, and indicated method). The charge is made outside the app (bank transfer, mobile payment, or USDT depending on your plan); we do not store card numbers or banking credentials.
• Guest identity verification (optional): if your module's administrator enables "require ID" on passes, the guest uploads a photo of their ID document; we automatically extract their name and document number (OCR) for the visitor log. The photo is stored securely and the number is stored encrypted; this data is visible only to the module's administrators and is used for access control and to handle security incidents.
• Board Kit content: if your community uses these tools, we store the documents and minutes the administrator publishes, common-area reservations (area, date and note), polls/surveys and their votes, and the condominium account status (current/overdue and notes), visible according to your role in the module.
• Push notifications: we store an identifier (token) from your device's messaging service (Firebase/APNs) to send you operational notifications (announcements, polls, panic alerts, approvals). You can turn them off from your system settings.
• Technical data: IP address, device type, and basic diagnostic data for security and support.

We do not sell your location or use it for advertising or third-party tracking: it is used solely for the access-control features described above, and you can revoke the permission at any time from your system settings. On Android, the Wi-Fi permission is used only to detect the module during installation and is flagged "not used for location".

2How we use information

• Operate access control and automation (open accesses, control relays, show status).
• Security and auditing: record who accesses and when, and prevent account misuse.
• Manage guest passes, payments and reports for residents and managers.
• Provide technical support and answer your inquiries.
• Send you operational communications (verification codes, service notices).

3Legal bases

We process your data based on: your consent, performance of the service contract, compliance with legal obligations, and our legitimate interests (access security), provided your rights do not override them.

4Sharing information with third parties

We do not sell your personal information. We only share it in these cases:

• Administrators of your residence or building: may view access logs and the information needed to manage community security.
• Service providers (hosting and infrastructure) that assist us in operations, under confidentiality obligations.
• When necessary to comply with the law or respond to valid legal requests.
• In a merger, acquisition or sale of assets, where information may be transferred as part of the deal.

5Local network and device permissions

To work when there is no internet and during installation, the app may communicate directly with your module over the local Wi-Fi network and, during provisioning, help you temporarily join the Wi-Fi network the module broadcasts.

• Local network: used only to reach your own module on the same network. We do not scan or collect information from other devices on your network.
• Wi-Fi/Hotspot configuration: used only for the module installation step, with your own equipment.
• Camera and photos: used when you choose to attach a payment receipt photo, a guest's ID document photo (if the module requires ID), or a photo in the visitor log.

6International data transfers

Your data may be stored on servers located outside your country of residence. We apply appropriate security measures and ensure protection levels consistent with applicable laws.

7Data security

We adopt appropriate technical and organizational measures to protect your data against unauthorized access, disclosure, alteration and destruction. This includes encryption in transit, encrypted passwords, role-based access control and periodic audits.

8Data retention

We retain your personal data only for as long as necessary for the described purposes, unless the law requires or permits a longer period (for example, access and payment records kept in anonymized form for security and legal obligations).

9Your rights and account deletion

You have the right to access, rectification, erasure, restriction, portability and objection regarding your personal data.

Delete your account

You can delete your account directly from the app at Settings → Delete my account. For security, we will ask for the reason and confirm the action with a code sent to your email. Upon confirmation, your personal data (name, email, phone, residence, profile photo) is deleted and the account is disabled and loses access to the modules. Certain operational records (access and payment logs) may be retained in anonymized form for legitimate security reasons and to comply with legal obligations.

If you cannot access the app, you can also delete your account from the web, without the app, at homecontrolservice.com/eliminar_cuenta: enter your email and we will send you a confirmation link. Or email new.spaceelectronic@gmail.com and we will process the request within a reasonable time.

10Advertising and tracking

11Cookies

On our website we use cookies and similar technologies to keep your session and remember your preferences. You can manage them from your browser settings. The mobile app uses an equivalent session identifier to keep you securely signed in.

12Children's privacy

Our services are not directed to children under 16 and we do not knowingly collect their information. If we detect a minor's data without parental consent, we will delete it.

13Changes to this policy

We may update this Privacy Policy. We will post changes on this page and, where appropriate, notify you in the app or by email. We recommend reviewing it periodically.